PPWR-Konformitätserklärung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für KMU

Ab dem 12. August 2026 wird die EU-Konformitätserklärung (Declaration of Conformity, DoC) nach Art. 39 PPWR Pflicht. Wer ohne gültige DoC Verpackungen in der EU in Verkehr bringt, riskiert Marktverbot und Bußgelder bis 200.000 EUR pro Verstoß. Die PPWR gilt zwar allgemein ab dem 12. August 2026, einzelne materielle Anforderungen haben jedoch eigene, teils spätere Stichtage (etwa Rezyklat-Mindestanteile und Mehrwegquoten ab 2030) — die DoC muss stets den zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden Stand abbilden. Diese Anleitung zeigt, wie Sie als KMU eine Konformitätserklärung in fünf Schritten korrekt erstellen.

Warum ist die Konformitätserklärung Pflicht?

Die PPWR (Verordnung EU 2025/40) verlangt von jedem Inverkehrbringer einer Verpackung eine schriftliche Erklärung, dass diese alle Anforderungen der Verordnung einhält. Das System ist dem CE-Verfahren ähnlich: Sie als Hersteller, Importeur oder Bevollmächtigter sind selbst verantwortlich — eine externe Zertifizierung ist nicht zwingend, aber eine vollständige Dokumentation ist es.

Konformitätserklärung je Verpackungstyp — und wann Sie zusammenfassen dürfen

Grundsatz nach Art. 39 PPWR: Die Konformitätserklärung gilt je Verpackungstyp, und jede Verpackung muss über eine eindeutige Kennung (Modell- oder Artikelnummer) identifizierbar sein. Mehrere Verpackungen in einer DoC zusammenzufassen ist nur eng zulässig — für identische Verpackungen, die sich lediglich in der Größe unterscheiden, und nur, solange keine der Anforderungen aus Art. 5–12 (u. a. Recyclingfähigkeit, Rezyklat-Anteil, Verpackungsminimierung) berührt wird. Eine „Verpackungsfamilie" ist also kein pauschales Bündeln nach Produktgruppen, sondern eine eng begrenzte Zusammenfassung größenvarianter, ansonsten identischer Verpackungen. Sobald sich Material, Beschichtung oder Recyclebarkeits-Grade unterscheiden, brauchen Sie getrennte Erklärungen. Die Zahl der nötigen DoCs richtet sich damit nach der Zahl der Verpackungstypen, nicht nach der Zahl Ihrer SKUs.

Welche Angaben muss die DoC enthalten?

Pflichtbestandteile nach Art. 39 PPWR sind:

• Name, Anschrift und Kontaktdaten des Inverkehrbringers
• Eindeutige Verpackungsbeschreibung mit Familien-ID
• Materialzusammensetzung (Hauptmaterial, Beschichtungen, Druck)
• Recyclebarkeits-Grade (A–E) und Bewertungsgrundlage
• Anteil an Post-Consumer-Rezyklat (PCR), wo relevant
• Konformitätsverweise auf einschlägige EU-Normen
• Datum, Ort, Unterschrift einer verantwortlichen Person

Schritt 1: Verpackungstypen identifizieren und gruppieren

Listen Sie alle Verpackungen, die Sie in Verkehr bringen — Primär (direkt am Produkt), Sekundär (Umverpackung) und Versand (Transport). Gruppieren Sie identische Materialien und Größen zu Familien. Tipp: Das Pareto-Prinzip gilt — typischerweise machen 20% der SKUs 80% des Verpackungsvolumens aus. Beginnen Sie dort.

Schritt 2: Materialzusammensetzung ermitteln

Pro Familie brauchen Sie die genaue Zusammensetzung: Hauptmaterial (z.B. Wellpappe E-Welle), Beschichtungen (Innenlack, Außenlack), Druck (Druckanteil in Prozent, Tinten-Typ). Bei Eigenfertigung haben Sie die Daten — bei zugekaufter Verpackung müssen Sie sie beim Lieferanten anfordern.

Schritt 3: Recyclebarkeits-Grade bestimmen

Die EU-Guidance vom 30. März 2026 enthält Default-Werte für Standard-Materialien:

• Wellpappe unbedruckt → Grade A
• Karton mit niedrigem Druck → Grade B
• HDPE-Flasche → Grade B
• PE-Folie Mono-Material → Grade C
• Mehrschicht-Verbund → Grade D oder E (kritisch ab 2030!)

Bei unklaren Verbunden hilft ein cyclos-HTP-Gutachten — kostet aber 800–2.000 EUR pro Material und ist nur dann sinnvoll, wenn Default-Werte zu konservativ sind.

Schritt 4: Lieferanten-Daten beschaffen

Der kritischste Schritt — besonders bei Asien-Lieferanten. Strategien:

• Strukturiertes Anforderungsformular auf Englisch und Chinesisch
• Frist setzen (typisch 4 Wochen) und nachfassen
• Bei wiederholtem Schweigen: EU-Default-Werte nutzen
• Bei Premium-Lieferanten: Standard im Rahmenvertrag verankern

Schritt 5: DoC ausfüllen, unterschreiben, aufbewahren

Die fertige DoC unterzeichnen Sie als verantwortliche Person. Aufbewahrungsfristen: 5 Jahre bei Einwegverpackungen, 10 Jahre bei Mehrwegverpackungen. Die DoC muss Behörden auf Anforderung vorlegbar sein.

Mit Software vs. mit Berater

Ein Beratungsmandat bei cyclos-HTP, INCYCLE oder Reclay kostet 8.000–25.000 EUR pro Erstmandat — und muss jährlich aktualisiert werden. Für 90% der KMU reicht eine spezialisierte Software wie PPWR-Konform: 249 EUR/Monat im Standard-Tarif, mit EU-Default-Werten und Wizard. Faktor 30 günstiger.

Fazit

Die Erstellung einer DoC ist machbar — vorausgesetzt, Sie strukturieren Ihre Verpackungsdaten systematisch und nutzen die EU-Default-Werte. Beginnen Sie jetzt: bis zum 12. August 2026 ist es weniger als ein Jahr.