PPWR-Konformitätserklärung erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für KMU

Ab dem 12. August 2026 wird die EU-Konformitätserklärung (Declaration of Conformity, DoC) nach Art. 39 PPWR Pflicht. Wer ohne gültige DoC Verpackungen in der EU in Verkehr bringt, riskiert Marktverbot und Bußgelder bis 200.000 EUR pro Verstoß. Die PPWR gilt zwar allgemein ab dem 12. August 2026, einzelne materielle Anforderungen haben jedoch eigene, teils spätere Stichtage (etwa Rezyklat-Mindestanteile und Mehrwegquoten ab 2030) — die DoC muss stets den zum jeweiligen Zeitpunkt geltenden Stand abbilden. Diese Anleitung zeigt, wie Sie als KMU eine Konformitätserklärung in fünf Schritten korrekt erstellen.

Warum ist die Konformitätserklärung Pflicht?

Die PPWR (Verordnung EU 2025/40) verlangt von jedem Inverkehrbringer einer Verpackung eine schriftliche Erklärung, dass diese alle Anforderungen der Verordnung einhält. Das System ist dem CE-Verfahren ähnlich: Sie als Hersteller, Importeur oder Bevollmächtigter sind selbst verantwortlich — eine externe Zertifizierung ist nicht zwingend, aber eine vollständige Dokumentation ist es.

Konformitätserklärung je Verpackungstyp — und wann Sie zusammenfassen dürfen

Die Konformitätserklärung gilt je Verpackungstyp, und jede Verpackung muss über eine eindeutige Kennung (Modell- oder Artikelnummer) identifizierbar sein. Mehrere Verpackungen in einer DoC zusammenzufassen ist nur eng zulässig — für identische Verpackungen, die sich lediglich in der Größe unterscheiden, und nur, solange keine der Anforderungen aus Art. 5–12 (u. a. Recyclingfähigkeit, Rezyklat-Anteil, Verpackungsminimierung) berührt wird. Eine „Verpackungsfamilie" ist also kein pauschales Bündeln nach Produktgruppen, sondern eine eng begrenzte Zusammenfassung größenvarianter, ansonsten identischer Verpackungen. Sobald sich Material, Beschichtung oder die Leistungsstufe der Recyclingfähigkeit unterscheiden, brauchen Sie getrennte Erklärungen. Die Zahl der nötigen DoCs richtet sich damit nach der Zahl der Verpackungstypen, nicht nach der Zahl Ihrer SKUs.

Welche Angaben muss die DoC enthalten?

Aufbau und Inhalt folgen dem Muster in Anhang VIII PPWR (Art. 39 Abs. 2):

• Nummer der Erklärung und eindeutige Kennung der Verpackung
• Name und Anschrift des Erzeugers und ggf. seines Bevollmächtigten
• Hinweis, dass der Erzeuger die alleinige Verantwortung für die Erklärung trägt
• Gegenstand der Erklärung: Kennung zur Rückverfolgbarkeit und Beschreibung der Verpackung
• Erklärung, dass die Verpackung die einschlägigen Harmonisierungsrechtsvorschriften der Union erfüllt
• Angewandte harmonisierte Normen, gemeinsame Spezifikationen oder andere technische Spezifikationen
• Gegebenenfalls notifizierte Stelle und ausgestellte Bescheinigungen
• Zusätzliche Angaben, Ort und Datum, Name, Funktion und Unterschrift

Die Bewertung der Recyclingfähigkeit (Stufe A, B oder C) gehört in die technische Dokumentation (Anhang VII Nr. 2 lit. e); in der DoC kann sie als zusätzliche Angabe stehen.

Schritt 1: Verpackungstypen identifizieren und gruppieren

Listen Sie alle Verpackungen, die Sie in Verkehr bringen — Primär (direkt am Produkt), Sekundär (Umverpackung) und Versand (Transport). Gruppieren Sie identische Materialien und Größen zu Familien. Tipp: Das Pareto-Prinzip gilt — typischerweise machen 20% der SKUs 80% des Verpackungsvolumens aus. Beginnen Sie dort.

Schritt 2: Materialzusammensetzung ermitteln

Pro Familie brauchen Sie die genaue Zusammensetzung: Hauptmaterial (z.B. Wellpappe E-Welle), Beschichtungen (Innenlack, Außenlack), Druck (Druckanteil in Prozent, Tinten-Typ). Bei Eigenfertigung haben Sie die Daten — bei zugekaufter Verpackung müssen Sie sie beim Lieferanten anfordern.

Schritt 3: Recyclingfähigkeit einstufen

Die Leistungsstufen nach Anhang II Tabelle 3:

• Stufe A: ≥ 95 % Recyclingfähigkeit
• Stufe B: ≥ 80 %
• Stufe C: ≥ 70 % (ab 2038 nicht mehr zulässig)
• unter 70 %: keine Stufe — ab 2030 nicht mehr in Verkehr zu bringen (Art. 6 Abs. 3)

Welche Stufe ein konkretes Material erreicht, legen die delegierten Rechtsakte nach Art. 6 Abs. 4 fest (Frist 1. Januar 2028).

Bei unklaren Verbunden hilft ein Gutachten eines Prüfinstituts.

Schritt 4: Lieferanten-Daten beschaffen

Der kritischste Schritt — besonders bei Asien-Lieferanten. Strategien:

• Strukturiertes Anforderungsformular auf Englisch und Chinesisch
• Frist setzen (typisch 4 Wochen) und nachfassen
• Bei wiederholtem Schweigen: EU-Default-Werte nutzen
• Bei Premium-Lieferanten: Standard im Rahmenvertrag verankern

Schritt 5: DoC ausfüllen, unterschreiben, aufbewahren

Die fertige DoC unterzeichnen Sie als verantwortliche Person. Aufbewahrungsfristen: 5 Jahre bei Einwegverpackungen, 10 Jahre bei Mehrwegverpackungen. Die DoC muss Behörden auf Anforderung vorlegbar sein.

Mit Software vs. mit Berater

Ein Beratungsmandat bei cyclos-HTP, INCYCLE oder Reclay kostet 8.000–25.000 EUR pro Erstmandat — und muss jährlich aktualisiert werden. Für 90% der KMU reicht eine spezialisierte Software wie PPWR-Konform: 249 EUR/Monat zzgl. USt. im Standard-Tarif, mit EU-Default-Werten und Wizard. Faktor 30 günstiger.

Fazit

Die Erstellung einer DoC ist machbar — vorausgesetzt, Sie strukturieren Ihre Verpackungsdaten systematisch und nutzen die EU-Default-Werte. Beginnen Sie jetzt: bis zum 12. August 2026 ist es weniger als ein Jahr.